Come distribuire i lead tra i commerciali senza doppie chiamate

Due commerciali, trenta lead a settimana, e ogni lunedì la stessa commedia: "questo l'hai chiamato tu?", "pensavo lo facessi tu". Distribuire i lead non è una questione di organigramma né di chi urla più forte. È l'unico modo per essere sicuri che ogni contatto abbia qualcuno che se ne occupa, e uno solo.

La regola d'oro: un lead, un nome

Qualunque metodo scegli, ogni lead deve avere un responsabile visibile a tutti. Non "il team", non "chi è libero": una persona. Quando il nome manca, succede una di due cose: lo chiamano in due (e il cliente pensa di avere a che fare con dilettanti) o non lo chiama nessuno (e il budget della campagna evapora).

Quattro modi per distribuire i lead

1. A turno

Un lead a testa, in ordine. È equo e semplice da capire. Funziona bene quando i commerciali hanno esperienza simile e i lead sono tutti dello stesso tipo.

2. Per zona o prodotto

I lead di Milano a Giulia, quelli di Roma a Marco; oppure il servizio A a uno e il servizio B all'altro. Ha senso quando conoscere la zona o il prodotto fa la differenza. Aiuta molto avere nel modulo una domanda a scelta multipla ("in che città?", "cosa ti serve?").

3. Per campagna

Ogni commerciale segue le "sue" campagne. Utile per capire chi lavora meglio quali lead, ma può creare squilibri quando una campagna va molto più di un'altra.

4. Chi lo prende per primo

Il più veloce se lo assegna. Premia la rapidità, che per i lead conta moltissimo (lo spieghiamo in come rispondere a un lead in 5 minuti), ma funziona solo se l'assegnazione è visibile subito a tutti, altrimenti torna la scena del lunedì.

Cosa deve essere chiaro a tutti

• Chi segue ogni lead, a colpo d'occhio.
• Quali lead non hanno ancora nessuno.
• Cosa deve fare ognuno oggi.
• Cosa succede se qualcuno è in ferie: chi prende i suoi lead?

Gli errori più comuni

1. Assegnare nel gruppo WhatsApp. "Lo prendo io" si perde tra i messaggi, e dopo una settimana nessuno ricorda chi aveva detto cosa.
2. Assegnare e non guardare più. Un lead assegnato e mai richiamato è peggio di uno non assegnato, perché sembra gestito.
3. Nessun prossimo passo. Dopo la prima chiamata serve una data per la seconda. Quante volte richiamare lo trovi in quante volte richiamare un lead.

Come si fa in Skeo

In Skeo ogni card del kanban ha l'avatar di chi segue il lead, o un cerchio tratteggiato se non lo segue nessuno. Un tocco apre l'elenco del team con "Assegna a me" in cima. In alto trovi le viste pronte: "I miei", "Non assegnati", una per ogni persona e "Da richiamare oggi", con il conteggio. Ogni cambio di assegnatario finisce nel registro attività, così si sa sempre chi ha fatto cosa.

Per non pensarci nemmeno, in Impostazioni scegli chi segue i lead nuovi: una persona sola (per zona o prodotto, una per kanban) oppure a rotazione fra più persone, un lead a testa. Lo fa Skeo appena il lead arriva, da qualunque fonte.

Il prezzo è per il team e non a persona: aggiungere il collega nuovo non cambia il conto, entro i posti del tuo piano.