Lead management: cos'è e come organizzarlo in un piccolo team

"Lead management" suona come una slide da consulente. In pratica vuol dire una cosa sola: ogni persona che chiede informazioni riceve una risposta, da qualcuno, in tempi decenti, e nessuno se la dimentica per strada. Il resto è contorno.

Per un piccolo team non serve un reparto dedicato. Servono quattro abitudini e un posto solo dove guardare.

1. Un posto solo dove arrivano i lead

Il primo nemico è la dispersione: i lead di Facebook nel Centro lead, quelli del sito nella casella email, quelli del passaparola sul telefono del titolare. Tre posti vogliono dire tre cose da controllare, e prima o poi una salta. Tutto deve finire nello stesso elenco, da solo, senza copia e incolla.

2. Ogni lead ha un nome accanto

Un lead "di tutti" è un lead di nessuno. Appena arriva, qualcuno deve esserne responsabile, e tutti devono poterlo vedere. Se l'assegnazione vive in una chat, due colleghi chiameranno la stessa persona e un terzo lead resterà lì a prendere polvere. Per scegliere un metodo c'è come distribuire i lead tra i commerciali.

3. Ogni lead sta in una fase chiara

Da gestire, contattato, appuntamento, offerta, vinto, perso. Poche fasi, con nomi che dicono cosa fare. Una pipeline a colonne fa vedere a colpo d'occhio dove si accumulano i lead e dove il team si inceppa: come organizzare le colonne.

4. Ogni lead ha un prossimo passo con una data

È l'abitudine che separa chi vende da chi "segue i contatti". Dopo ogni chiamata si scrive cosa succede dopo e quando: richiamare giovedì, mandare il preventivo entro venerdì. Senza data, il prossimo passo è un desiderio.

Il ciclo di vita di un lead, in breve

1. Arriva: da una campagna, dal sito, da un foglio, da un file.
2. Viene assegnato: a una persona, subito.
3. Viene contattato: il prima possibile, con più tentativi se non risponde.
4. Viene qualificato: ha un bisogno vero, un budget, dei tempi?
5. Avanza o si chiude: appuntamento, offerta, contratto, oppure un "no" scritto con il motivo.

Gli errori più comuni

• Guardare i lead "quando c'è tempo": il tempo non c'è mai.
• Fermarsi alla prima chiamata senza risposta.
• Tenere le informazioni nella testa del commerciale invece che nella scheda.
• Misurare solo quanti lead arrivano, e mai quanti diventano clienti.

Come lo gestisci in Skeo

I lead di Facebook, del sito, dei fogli Google e dei file importati arrivano tutti nello stesso kanban. Sulla card c'è l'avatar di chi lo segue, le colonne sono le tue fasi, e nella scheda scegli la data del prossimo richiamo. La vista "Da richiamare oggi" ti dice da dove cominciare la mattina. Se il passo successivo è capire chi vale la pena chiamare per primo, leggi come qualificare un lead.