Gestire clienti e lead con Excel: quando basta e quando no

Quasi tutti partono da un foglio Excel: una riga per contatto, qualche colonna, un colore per chi è da richiamare. Non c'è niente di male. Per un po' funziona benissimo. Il punto è accorgersi di quando smette di funzionare, prima che costi clienti.

Quando Excel basta

• Pochi lead, qualche decina al mese.
• Una persona sola che li gestisce.
• Lead che arrivano da un canale solo, e non di continuo.
• Nessuna fretta di rispondere nel giro di minuti.

In questi casi un foglio ordinato è più che sufficiente.

I segnali che è ora di cambiare

1. Copi i lead a mano dal Centro lead di Meta, dalle email del sito, dai messaggi. Ogni copia è tempo, e ogni tanto un lead non viene copiato.
2. Due persone lavorano sullo stesso file e si sovrascrivono, o chiamano lo stesso contatto.
3. Nessuno sa chi deve richiamare chi oggi senza scorrere tutto il foglio.
4. Dal telefono il foglio è inutilizzabile, e i commerciali sono in giro.
5. Le note stanno altrove: in un quaderno, in chat, nella testa di chi ha chiamato.

Se ne riconosci due o più, il foglio ti sta già costando più di quanto credi. I metodi per portare i lead di Facebook su un foglio, e i loro limiti, sono in lead di Facebook su Google Sheets ed Excel.

Cosa cercare quando passi a uno strumento

• I lead arrivano da soli, da tutte le fonti.
• Ogni lead ha una persona assegnata, visibile a tutti.
• Si usa bene dal telefono: chiamata e messaggio con un tocco.
• Promemoria dei richiami senza doverli cercare.
• I dati che hai già si importano, senza ricopiarli.

Il rischio opposto è il CRM gigante che nessuno usa. Criteri per scegliere in CRM per i lead di Facebook.

Non buttare il foglio

Il passaggio non deve essere traumatico. Importa lo storico, tieni il foglio come archivio per qualche settimana e usa il nuovo strumento da subito per i lead nuovi. Dopo un mese nessuno aprirà più il file.

Come lo gestisci in Skeo

Carichi il tuo Excel o CSV, abbini le colonne una volta e i lead finiscono nel kanban, con la data di arrivo presa dal file se c'è. Se il foglio lo usi ancora, per esempio perché ci scrive un altro sistema, puoi collegare un foglio Google: le righe nuove arrivano da sole. E quando ti serve un file, dalla tabella scarichi i lead in Excel quando vuoi.