Lead di Facebook e GDPR: cosa sapere prima di richiamarli

Chi compila un modulo Meta ti lascia nome, telefono ed email: dati personali, quindi GDPR. Niente panico: non serve un avvocato per ogni telefonata, ma qualche punto fermo sì. Questa è una guida pratica, non una consulenza legale: per i casi particolari (dati sanitari, minori, settori regolati) parla con un professionista, quello vero, non con il forum.

Chi è il titolare dei dati

Il titolare del trattamento sei tu, cioè l'azienda che pubblica l'inserzione e raccoglie i contatti. Meta raccoglie il modulo per tuo conto; gli strumenti che usi per gestire i lead (un CRM, un foglio condiviso, Skeo) di solito sono responsabili del trattamento: trattano i dati per te, secondo le tue istruzioni.

L'informativa privacy nel modulo

Meta chiede di inserire nel modulo il link alla tua informativa privacy. Deve dire in modo comprensibile chi sei, perché raccogli i dati, per quanto li tieni, con chi li condividi e come si esercitano i diritti. Un modello scaricato e mai letto non basta: rileggila pensando a cosa fai davvero con quei contatti. Come si imposta il modulo è in come creare un modulo Meta per i contatti.

Richiamare è lecito? E mandare offerte?

Richiamare una persona che ti ha appena chiesto di essere contattata per una cosa precisa è, in generale, la risposta alla sua richiesta. Usare gli stessi dati per altro, per esempio newsletter o offerte su prodotti diversi, di solito richiede un consenso specifico. Se ti serve, aggiungi al modulo una casella facoltativa e separata per il marketing, e tieni traccia di chi l'ha spuntata.

Per quanto tempo tenerli

Il GDPR non fissa un numero di mesi: chiede di tenere i dati solo finché servono allo scopo. Un lead che non è diventato cliente dopo un anno probabilmente non ti serve più. Decidi una regola (6 mesi, 1 anno, 2 anni), scrivila nell'informativa e applicala davvero.

Quando qualcuno chiede di essere cancellato

Le persone possono chiedere di vedere i propri dati, correggerli o cancellarli. Devi rispondere senza ritardi ingiustificati, di norma entro un mese. Il problema pratico è sapere dove sono quei dati: nel Centro lead, nel foglio di Excel scaricato a marzo, nell'allegato di un'email, nel telefono del commerciale. Meno copie in giro, più facile rispettare la richiesta.

Il nemico numero uno: i file sparsi

Il rischio più comune per un piccolo team non è l'hacker: è il CSV scaricato, inoltrato e dimenticato in cinque caselle di posta. Tenere i lead in un unico posto, con l'accesso solo per chi lavora con te, risolve metà dei problemi prima che nascano. Ne parliamo anche in come scaricare i lead di Facebook.

Cosa fa Skeo, concretamente

• I dati stanno in un database nell'Unione Europea, a Francoforte.
• Ogni azienda vede solo i propri lead; i token di accesso a Facebook sono cifrati.
• Puoi impostare la cancellazione automatica dei lead dopo 6 mesi, 1 anno o 2 anni.
• Se una persona chiede a Meta di cancellare i propri dati, Skeo rimuove nome, email, telefono e azienda dalla scheda e avvisa il team, che controlla le note scritte a mano.
• Le azioni importanti finiscono in un registro attività.

Il titolare resti tu: Skeo ti aiuta a tenere tutto in un posto solo, che è già un bel passo avanti rispetto a cinque file che si chiamano "lead_definitivo".