Preventivo inviato, cliente sparito: come fare follow up

Hai fatto il sopralluogo, preparato il preventivo con cura, l'hai mandato. Poi silenzio. Passano i giorni e non sai se richiamare, per paura di sembrare insistente. Intanto il cliente ha ricevuto altri due preventivi, e il primo che si fa sentire di solito ha un vantaggio.

Il follow up inizia prima di mandare il preventivo

Il momento migliore per fissare il seguito è quando consegni: "Te lo mando stasera, giovedì ti chiamo per rispondere alle domande. Va bene?" Così la telefonata di giovedì non è un'intrusione, è un appuntamento che il cliente ha accettato.

Uno schema in dieci giorni

1. Giorno 0: invio del preventivo, con un'email breve che dice cosa c'è dentro e quando richiami. Un modello qui.
2. Giorno 2 o 3: la telefonata annunciata. Domanda aperta: "Che idea ti sei fatto?"
3. Giorno 5: se non risponde, un messaggio breve: "Hai avuto modo di guardarlo? Se c'è qualcosa da cambiare ne parliamo."
4. Giorno 10: ultimo contatto, che chiede una risposta chiara: "Posso considerarlo ancora aperto o hai scelto un'altra strada? Mi aiuta saperlo."

Cosa chiedere quando risponde

• "Che idea ti sei fatto?" invece di "allora, firmiamo?". Fa uscire i dubbi veri.
• "Rispetto agli altri preventivi, cosa ti convince di più e cosa meno?" Se ne ha altri, meglio saperlo ora.
• "Cosa manca per decidere?" Un'informazione, un'approvazione, una data.

Se esce "costa troppo" o "ci devo pensare", c'è come gestire le obiezioni al telefono.

Non è insistenza se è utile

Il cliente ti ha chiesto un preventivo: sentirsi dopo è normale. Diventa insistenza quando ogni messaggio è uguale al precedente e non aggiunge niente. Ogni contatto deve portare qualcosa: una risposta, una disponibilità, una variante del preventivo.

Quando chiuderlo

Dopo l'ultimo contatto senza risposta, sposta il preventivo tra i persi, con il motivo se lo conosci. Non è una sconfitta, è pulizia: tiene vera la pipeline e ti dice quanto vale davvero il lavoro aperto. E se tra qualche mese vuoi riprovare, c'è come riattivare i lead freddi.

Come lo gestisci in Skeo

Quando mandi il preventivo, sposta il lead nella colonna "Proposta inviata" (o come l'hai chiamata), scrivi il valore dell'offerta e scegli la data del richiamo. In cima alla colonna vedi quanti preventivi sono aperti e quanto valgono in tutto. Ogni mattina "Da richiamare oggi" ti dice quali seguire, compresi quelli che hai lasciato indietro.